Sono particolarmente emozionato nell’introdurre questo contributo per la mia rubrica… 10 anni di Master Universitario di II livello in Lean Healthcare Management! Ho contribuito alla nascita di questo percorso formativo nel lontano 2013 e faccio tutt’oggi parte della faculty docenti e del comitato Scientifico. Posso affermare che l’Università degli Studi di Siena ha rappresentato e rappresenta un faro di innovazione e progresso nel panorama sanitario nazionale. Gli allievi di questo prestigioso corso hanno dato vita a progetti rivoluzionari, che non solo hanno migliorato l’efficienza e l’efficacia delle strutture sanitarie, ma hanno anche posto le basi per un futuro più sostenibile del sistema sanitario nazionale.

Questi progetti, frutto di menti brillanti e visionarie, hanno dimostrato come l’applicazione dei principi del Lean possa trasformare radicalmente il settore sanitario, riducendo gli sprechi e valorizzando le risorse umane e materiali. In un’epoca in cui la sostenibilità è diventata imperativa, le metodologie e le innovazioni sviluppate dagli allievi del master sono più che mai essenziali per garantire un servizio sanitario che sia non solo all’avanguardia, ma anche rispettoso delle persone e dell’ambiente.

L’articolo che segue è un tributo a questi progetti e alle menti che li hanno concepiti, con l’augurio che possano ispirare ulteriori miglioramenti e innovazioni nel nostro sistema sanitario, per il benessere di tutti i cittadini.

Jacopo Guercini

In quasi tutte le presentazioni dedicate alla definizione di un Lean Healthcare Strategy system a cui vi sarà capitato o potrebbe capitarvi di assistere, difficilmente mancheranno alcune slides dedicate alla “formazione come leva del cambiamento nelle organizzazioni complesse”, o alla “valorizzazione del capitale umano in un’ottica di formazione continua”.

È indiscutibilmente vero che la formazione rappresenta uno dei pilastri su cui fondare l’introduzione di un nuovo modello organizzativo – e questo lo è particolarmente per la metodologia lean, che pone al centro della trasformazione le persone e coinvolge tutti gli attori nel processo di miglioramento. Tuttavia, altrettanto vero è che molto più raramente vi sarà capitato o potrebbe capitarvi di vedere alcune slides che misurano l’impatto e l’efficacia della formazione messa in atto, o che tracciano un percorso di riflessione più strutturato sulle modalità e sui principi alla base della sua progettazione in relazione agli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Misurare la formazione in termini di efficacia e non solo di gradimento, è un aspetto fondamentale e troppo spesso poco considerato. Se è vero che secondo la filosofia lean “il miglioramento non si racconta, si misura”, allora è altrettanto importante capire quanto gli strumenti e le conoscenze trasmesse all’interno del contesto formativo siano riuscite a trasformarsi in risultati, indagando il trasferimento dell’apprendimento sul posto di lavoro e, conseguentemente, l’impatto che questo ha saputo portare all’interno delle realtà aziendali di riferimento.

Il Master di II livello in Lean Healthcare Management dell’Università degli Studi di Siena ha sempre avuto come obiettivo primario quello di portare avanti una proposta formativa in grado di intercettare in modo concreto il fabbisogno di competenze e conoscenze degli operatori che, a diversi livelli aziendali e con profili eterogenei, volessero portare avanti un processo di miglioramento di tipo lean. La stessa nascita del Master è stata la risultante di un imponente sforzo di formazione interna aziendale e di lavoro sul campo portato avanti presso l’Azienda Ospedaliero Universitaria Senese nel triennio 2011-2013, alla quale è stata poi affiancata a partire dal 2014 una sinergia con il mondo accademico. Una scelta data dalla necessità di mettere a sistema il rigore teorico degli strumenti con l’esperienza e la conoscenza del contesto dei professionisti che da anni lavorano nel Sistema Sanitario Nazionale. Tra gli elementi fondanti – oltre al costante dialogo, al coinvolgimento in qualità di formatori degli operatori del settore e a un approccio di miglioramento continuo nell’aggiornamento dei contenuti che prosegue ormai da dieci anni – sono stati individuati fin dall’inizio alcuni altri aspetti caratterizzanti: l’interdisciplinarietà e il focus sull’operatività, ovvero sull’applicazione degli strumenti.

Il primo di questi due aspetti si è tradotto nella ferma volontà di sintetizzare all’interno del percorso la componente medica, quella strategico-organizzativa e quella ingegneristica. Uno sforzo che fin dall’inizio ha coinvolto dipartimenti diversi all’interno dell’Ateneo e che ha sempre avuto come risultato la capacità di formare, nel corso delle edizioni, gruppi classe molto eterogenei dal punto di vista dei profili professionali, con l’obiettivo di elaborare una visione e un linguaggio comuni basati sul riconoscimento del valore e sulla riduzione degli sprechi.

Il secondo elemento si è invece tradotto nel coinvolgimento diretto delle Aziende Sanitarie del territorio nazionale, che partecipano attivamente all’interno della didattica. Le Aziende, nello specifico, mettono a disposizione problematiche reali su cui necessitano di trovare soluzioni e individuano un referente aziendale che è direttamente coinvolto nella formazione in aula in qualità di “committente”. Le problematiche individuate sono poi tradotte in brief di progetto con l’aiuto dei docenti e presentate agli allievi sotto forma di project work da sviluppare lungo i diversi moduli che compongono il percorso formativo. I project work sostituiscono quindi i più tradizionali metodi di verifica degli apprendimenti e delle competenze (gli “esami”) per quello che riguarda i vari moduli didattici. Allo stesso modo, agli allievi viene richiesto di realizzare individualmente un progetto di miglioramento basato sulla metodologia lean come tesi finale del proprio percorso di Master. Tale progetto spesso si ricollega al tirocinio (di 300 ore), utilizzato per mappare di persona il processo (gemba walk), raccogliere i dati necessari e confrontarsi direttamente con gli operatori coinvolti.

Dopo nove edizioni del Master in Lean Healthcare Management concluse con soddisfazione e fatte di ore in aula, laboratori, simulazioni, e infine training sul campo, abbiamo quindi deciso, forti del network costruito nel corso degli anni e in continuità con gli stessi principi della metodologia lean, di misurare attraverso una rilevazione strutturata l’efficacia della formazione portata avanti. L’obiettivo è quello di elaborare un cruscotto che consenta, in primis, di validare, comprendere e migliorare l’offerta formativa. In secondo luogo, la volontà è quella di valorizzare il lavoro svolto dagli allievi per creare una mappatura delle progettualità e del loro sviluppo, da utilizzare come repository utile per creare sinergie tra tutti gli attori del network in termini di condivisione e diffusione di buone pratiche su specifici ambiti di intervento e miglioramento all’interno delle Aziende Sanitarie.

La rilevazione si basa sia su aspetti quantitativi che qualitativi e attualmente è stata indirizzata alle prime otto edizioni del percorso formativo, per un totale di 155 allievi coinvolti, provenienti da 47 Aziende Sanitarie diverse, dislocate sul territorio nazionale. Un primo importante indicatore analizzato è stato quello relativo all’implementazione in azienda dei progetti di miglioramento individuali realizzati come tesi del master. Sul totale degli allievi che ad oggi ha risposto alla rilevazione, il 64% afferma che il proprio lavoro di tesi ha trovato applicazione in azienda e che, nel 52,5% dei casi, sono disponibili dati e indicatori aggiornati relativi alle progettualità implementate e al miglioramento di processo ottenuto. Quest’ultimo fatto appare particolarmente positivo in quanto suggerisce che i processi in questione sono tuttora sottoposti a periodica fase di monitoraggio. Come suggerito in alcuni dei report che analizzano la percentuale di insuccesso delle progettualità lean, i maggiori fattori di fallimento non sono legati al raggiungimento dell’obiettivo nell’immediata fase di implementazione del progetto, quanto piuttosto all’effettivo mantenimento del miglioramento ottenuto nel corso del tempo (fase di control, standardizzazione e miglioramento continuo). La maggior parte dei progetti oggetto di implementazione sono stati realizzati a partire dalla sesta edizione del percorso e sono quindi attivi in un range che oscilla tra 1 e 4 anni. Questo indicatore si ritrova parzialmente anche analizzando con maggiore dettaglio la percentuale di allievi che ha risposto negativamente alla domanda relativa all’implementazione del proprio progetto di tesi in azienda. Il 37% dei progetti di tesi che non sono stati implementati in azienda è infatti stato il punto di partenza per la strutturazione di un lavoro interno sulla tematica studiata e ha dato vita a progetti di miglioramento diversi o più ampi. Di queste nuove progettualità originate dai lavori di tesi degli allievi, circa un quinto ha a disposizione dati e indicatori in grado di misurare il miglioramento ottenuto.

Per quello che riguarda le aree e gli ambiti di applicazione, i lavori individuali degli allievi coprono efficacemente tutte le tipologie di processi, a conferma dell’interdisciplinarietà del percorso formativo. Seguendo la classificazione elaborata da Porter nel 1985, 14 lavori riguardano i processi primari clinico assistenziali, 58 i processi sanitari di supporto e 68 i processi amministrativi di supporto. Ad un livello più qualitativo e di dettaglio alcuni degli ambiti di intervento più diffusi riguardano: PS, sale operatorie, liste di attesa, processi amministrativi, layout (ridefinizione del setting di reparti/ambulatori/aree di degenza, 5S), logistica e magazzino (gestione/ottimizzazione degli ordini, riduzione delle scorte, kanban), trasporti (interni ed esterni), laboratori, Covid, software e digitalizzazione, diagnostica.

Per quello che riguarda i project work portati in aula durante le diverse edizioni del Master, un primo dato interessante emerge dal coinvolgimento degli ex allievi in qualità di referenti aziendali. Circa un terzo degli allievi che ha partecipato e concluso il percorso formativo è stato coinvolto nelle attività didattiche, in veste di docente o di referente, nelle successive edizioni del Master. Quest’ultimo fatto testimonia sia l’efficacia del network che si è venuto a creare e sia la qualità del reciproco scambio tra il mondo della formazione e le Aziende Sanitarie coinvolte. Anche i dati relativi all’implementazione dei progetti emersi dai project work in azienda riportano valori simili a quelli emersi dall’analisi delle tesi individuali: il 60% sono stati implementati e per il 40% di essi sono disponibili dati aggiornati a supporto.

In generale, in una scala che prevede quattro possibilità di risposta (per niente, poco, abbastanza, molto) il 65,3% dei rispondenti ritiene che le competenze e gli strumenti appresi durante il Master siano “molto” applicabili, il 30,7% “abbastanza”, il 2,7% “poco” e l’1,3% “per niente”.

Il lavoro di analisi e rilevazione proseguirà nei mesi successivi selezionando alcuni dei migliori lavori realizzati nelle diverse aree, per poi effettuare una serie di interviste con gli ex allievi e valutare con maggiore dettaglio gli sviluppi dei progetti e i diversi indicatori di miglioramento ottenuti dall’implementazione in azienda. Le best practices saranno poi pubblicate all’interno di un apposito progetto editoriale.

La formazione, se sviluppata in stretta sinergia con i destinatari, è dunque sicuramente un elemento fondamentale per facilitare l’adozione di nuovi modelli organizzativi. Perché questa porti risultati concreti è però necessario allinearla ai propri obiettivi strategici, progettarla in modo coerente con i principi e la vision della metodologia che si propone di diffondere e saperla continuamente adattare alle sfide e agli scenari che si propone di affrontare.

Nessuna metodologia, per quanto suggestiva o innovativa, può del resto avere successo se non vi è da parte di tutti gli attori una profonda convinzione delle possibilità che essa offre.

Matteo Theodule è laureato in Comunicazione persuasiva e nuovi media presso l’Università degli studi di Siena. Si occupa come libero professionista di comunicazione online, consulenza ICT, progettazione e design di servizi digitali. Collabora con diverse PA in qualità di consulente e formatore, con un focus sulla comunicazione e la digitalizzazione nel settore sanitario. Dal 2014 si occupa della gestione e del coordinamento del Master di II livello in Lean Healthcare Management dell’Università degli Studi di Siena.

Ilaria Salvadori è laureata in Ingegneria Gestionale presso l’Università degli Studi di Siena. Attualmente studentessa di dottorato, svolge attività di ricerca sull’ottimizzazione dei processi e gestione delle risorse nel settore sanitario.